Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de quoi

ConfCert traite des données dans deux situations, avec des rôles différents au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD).

• Comptes, formulaire de contact et sécurité du service : l'éditeur de ConfCert est responsable du traitement. Son identité et ses coordonnées figurent dans les Mentions légales.
• Données des événements (participants, coauteurs, signataires, présence, certificats) : l'organisateur de l'événement est responsable du traitement. Il importe ou saisit lui-même les données et décide de leur usage. ConfCert agit comme sous-traitant, uniquement sur ses instructions, selon l'accord de sous-traitance des données personnelles.

Si vous êtes participant, adressez-vous d'abord à l'organisateur de l'événement : il est votre interlocuteur principal. Nous l'aidons à vous répondre.

2. Personnes concernées et origine des données

Les données traitées concernent les personnes suivantes :

• titulaires d'un compte (organisateurs et membres d'équipe) : données fournies par eux-mêmes, à l'inscription et dans « Mon compte » ;
• personnes invitées à rejoindre une équipe : adresse email et rôle, fournis par l'organisateur qui les invite ;
• participants d'un événement : données fournies par l'organisateur, par import de fichier ou saisie ;
• coauteurs et intervenants d'une communication : noms fournis par l'organisateur avec la communication ;
• signataires des certificats : nom, fonction et image de signature, fournis par l'organisateur ;
• auteurs d'un message envoyé par le formulaire de contact : données qu'ils saisissent eux-mêmes ;
• visiteurs des pages publiques (vérification d'un certificat, page d'un badge, formulaires) : données techniques collectées automatiquement.

Lorsque les données ne sont pas collectées auprès de vous (article 14 du RGPD), elles proviennent de l'organisateur de l'événement. C'est à lui de vous informer de ce traitement ; cette politique l'y aide.

3. Données traitées

Selon votre situation, les catégories suivantes sont traitées.

• Compte : nom, adresse email, mot de passe (conservé sous forme hachée, irréversible), langue, rôles, sessions de connexion, dates de création et de vérification, et preuve d'acceptation des conditions (version, date, adresse IP tronquée, navigateur).
• Invitation : adresse email, rôle proposé, date et état de l'invitation.
• Participants : prénom, nom, adresse email, et selon l'événement téléphone, organisation, pays, référence, rôles, communications (titre, référence, résumé, coauteurs), statut, numéro de badge.
• Présence : date et heure d'enregistrement, mode d'enregistrement (badge, présence du jour, saisie manuelle) et auteur d'une éventuelle saisie manuelle ou annulation.
• Certificats : nom imprimé, type, dates, état (valide ou révoqué), numéro, jeton de vérification et historique des versions. Signataires : nom, fonction et image de signature.
• Emails transactionnels : adresse du destinataire, type d'email (code d'accès, certificat, vérification, invitation), état d'envoi et dernière erreur. Le contenu des messages n'est pas conservé.
• Paiement : références de transaction, montant, palier, liens vers la facture, et réponse à la demande d'exécution immédiate avec sa date et la version des conditions. Les données de carte sont saisies et conservées par Stripe, jamais par ConfCert. Lorsque Link, marque de Stripe, vend le paiement en tant que revendeur, il traite les données de facturation selon ses propres conditions et émet la facture.
• Formulaire de contact : nom, adresse email, objet et message. Le message nous est transmis par email ; il n'est pas enregistré dans le service.
• Données techniques et de sécurité : adresse IP et navigateur pour la limitation du nombre de tentatives et la protection anti-robot, journal d'audit (sans mot de passe ni jeton), journal de vérification publique (adresse IP tronquée, navigateur), journaux d'erreurs nettoyés des données personnelles.

4. Finalités et bases légales

• Créer et gérer votre compte, sécuriser l'accès et vous envoyer les emails de service : exécution du contrat (conditions générales d'utilisation).
• Fournir le service à l'organisateur (participants, badges, présence, certificats, exports) : exécution du contrat avec l'organisateur. Pour les participants, la base légale est choisie par l'organisateur (par exemple intérêt légitime, contrat ou consentement).
• Permettre la vérification publique d'un certificat : intérêt légitime de l'organisateur et du titulaire à prouver l'authenticité du certificat.
• Facturer et encaisser les paiements : exécution du contrat et obligations comptables et fiscales.
• Conserver la preuve de l'acceptation des conditions : intérêt légitime de l'éditeur à pouvoir prouver le contrat.
• Protéger les formulaires d'inscription, de connexion, de mot de passe oublié, de renvoi de l'email de vérification et de contact contre les robots (Cloudflare Turnstile) : intérêt légitime de l'éditeur à sécuriser le service.
• Assurer la sécurité, prévenir la fraude et les abus, tenir un journal d'audit, suivre les erreurs techniques : intérêt légitime de l'éditeur et de l'organisateur.
• Répondre aux messages envoyés par le formulaire de contact : intérêt légitime de l'éditeur à répondre aux demandes, ou mesures précontractuelles prises à votre demande.
• Respecter nos obligations légales et répondre aux demandes des autorités : obligation légale.

Nous n'utilisons pas vos données à des fins publicitaires et nous ne les vendons pas.

5. Durées de conservation

Données des participants. L'organisateur règle la durée de conservation de chaque événement : 24 mois après la fin de l'événement par défaut, réglable de 1 à 120 mois.

L'anonymisation automatique à l'échéance est activée par défaut pour les nouveaux événements, et l'organisateur peut la désactiver. Lorsqu'elle est activée, une tâche quotidienne anonymise les participants dont la durée est échue. Lorsqu'elle est désactivée, seul l'historique des emails est purgé automatiquement à l'échéance, et c'est à l'organisateur d'effacer lui-même les données de ses participants. Que l'anonymisation automatique soit activée ou non, les propriétaires de l'organisation reçoivent un rappel par email 30 jours, puis 7 jours, avant l'échéance, sauf pour un événement en brouillon ou une organisation suspendue.

Autres durées :

• fichiers d'import non appliqués : supprimés après 30 jours d'inactivité ; fichiers d'import appliqués : supprimés dès l'application, avec leurs lignes ;
• historique des emails : 365 jours, ou plus tôt à l'échéance de conservation de l'événement ;
• journal de vérification publique (adresse IP tronquée, navigateur) : 365 jours ;
• jetons QR de présence : supprimés 24 h après la fin de leur validité ;
• fichiers de badges et d'exports : disponibles 1 h ;
• lien de réinitialisation du mot de passe : valable 1 h ; lien de changement d'email : valable 24 h ; ces jetons sont supprimés après 7 jours ;
• lien de vérification de l'adresse email : valable 24 h ; session de connexion : 8 h ;
• compte : tant qu'il est utilisé ; la clôture, faite depuis le compte, est immédiate et efface aussitôt l'adresse email, le nom et le mot de passe ; les participants des organisations fermées avec le compte sont anonymisés 30 jours après la fermeture ;
• preuve d'acceptation des conditions : 5 ans après la clôture du compte ;
• journal d'audit : tant que l'organisation existe, puis supprimé 30 jours après sa fermeture, une fois ses participants anonymisés, sauf les entrées de facturation, gardées 10 ans ; les données personnelles d'un participant en sont retirées lors de son anonymisation ;
• paiements, factures et pièces comptables : 10 ans (article L123-22 du Code de commerce), y compris après la clôture du compte ;
• messages du formulaire de contact : ils ne sont pas enregistrés dans le service ; ils restent dans la boîte mail de l'éditeur le temps nécessaire au traitement de la demande.

La durée de conservation de la preuve d'acceptation et celle des pièces comptables sont des engagements de l'éditeur, appliqués par ses soins. Les sauvegardes éventuelles sont chiffrées et hébergées dans l'Union européenne ; les données supprimées en disparaissent au fil de leur rotation.

6. Anonymisation

L'organisateur peut anonymiser un participant à tout moment, avec un motif. L'anonymisation automatique à l'échéance est activée par défaut pour les nouveaux événements, et l'organisateur peut la désactiver. L'anonymisation est un effacement irréversible des données d'identité : nom, adresse email, téléphone, organisation, pays, référence, données d'import, compte participant, destinataire des emails, motifs libres, résumé des communications et données personnelles du journal d'audit.

Pour que les certificats déjà émis restent vérifiables, l'anonymisation conserve une empreinte cryptographique (HMAC) du nom imprimé, le numéro du certificat, ainsi que le titre et le type des communications désactivées ; leur résumé est effacé. L'empreinte ne permet pas de retrouver le nom, seulement de confirmer un nom saisi. Elle reste une donnée pseudonymisée, donc une donnée personnelle.

7. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées : l'organisateur et son équipe selon leurs rôles, et l'éditeur pour l'exploitation et le support, dans la limite du nécessaire.

ConfCert fait appel aux prestataires suivants, liés par des engagements de protection des données :

• hébergement de l'application et de la base de données : un hébergeur établi dans l'Union européenne (OVH SAS, France, ou Hetzner Online GmbH, Allemagne), identifié dans les Mentions légales ;
• stockage des fichiers (logos, signatures, imports, badges, certificats, exports) : Cloudflare, Inc. (États-Unis), service R2 ;
• protection anti-robot des formulaires : Cloudflare, Inc. (États-Unis), service Turnstile, qui reçoit l'adresse IP et des informations techniques du navigateur ;
• envoi des emails transactionnels et des messages du formulaire de contact : Amazon Web Services (service Amazon SES, région de l'Union européenne) ;
• paiement en ligne : Stripe Payments Europe Ltd (Irlande), pour les organisateurs qui achètent un palier ; lorsque Link, marque de Stripe, vend le paiement en tant que revendeur, il agit selon ses propres conditions ;
• suivi des erreurs, lorsqu'il est activé : Functional Software, Inc. (Sentry, États-Unis), avec nettoyage des données personnelles.

Nous pouvons communiquer des données aux autorités lorsque la loi l'exige. Nous ne les transmettons à aucun autre tiers à des fins commerciales.

8. Transferts hors de l'Union européenne

Nous privilégions un traitement dans l'Union européenne. Certains prestataires peuvent toutefois accéder aux données depuis les États-Unis. Ces transferts reposent sur la décision d'adéquation relative au cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) pour les sociétés certifiées, ou à défaut sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne :

• hébergeur de l'application : aucun transfert, données dans l'Union européenne ;
• Cloudflare, Inc. (stockage R2 et Turnstile) : Data Privacy Framework, ou clauses contractuelles types ;
• Amazon Web Services (Amazon SES) : envoi depuis une région de l'Union européenne ; Data Privacy Framework, ou clauses contractuelles types, pour un accès éventuel depuis les États-Unis ;
• Stripe Payments Europe Ltd : transferts possibles vers Stripe, Inc. aux États-Unis ; Data Privacy Framework, ou clauses contractuelles types ;
• Functional Software, Inc. (Sentry) : Data Privacy Framework, ou clauses contractuelles types.

9. Ce qui est visible publiquement

Deux pages sont accessibles sans compte, à partir d'un lien ou d'un QR code :

• la page de vérification d'un certificat : validité (valide ou révoqué), événement, dates et type de certificat. Tant que le participant n'est pas anonymisé et que le certificat n'est pas révoqué, elle affiche aussi le nom du titulaire en clair et permet de télécharger le PDF du certificat. Après anonymisation, le nom n'est plus affiché ;
• la page affichée en scannant un badge : le profil public choisi par l'organisateur, désactivé par défaut. L'adresse email et le téléphone ne sont jamais publics.

Sur la page de vérification, un visiteur peut contrôler un nom en le saisissant. Le nombre d'essais est limité et le nom n'apparaît jamais dans l'adresse de la page. Les liens ne sont pas devinables et les pages ne sont pas indexées par les moteurs de recherche.

Cette vérification repose sur l'intérêt légitime de l'organisateur et du titulaire à prouver l'authenticité du certificat. Si vous vous y opposez, adressez-vous à l'organisateur : il peut révoquer le certificat. Si l'organisation de l'événement a été fermée, adressez-vous à ConfCert.

10. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation du traitement et de portabilité, du droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur lui, et du droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

• Compte : utilisez le formulaire de contact ou les coordonnées indiquées dans les Mentions légales. Vous pouvez aussi corriger votre profil, fermer vos sessions et clôturer votre compte (effacement) depuis « Mon compte ».
• Participant : adressez votre demande à l'organisateur de l'événement. Il dispose d'un export individuel des données d'un participant (accès et portabilité) et de l'anonymisation (effacement). Si vous ne parvenez pas à le joindre, écrivez-nous : nous lui transmettrons votre demande.

Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable dans les cas prévus par la loi. Nous pouvons demander un justificatif en cas de doute raisonnable sur votre identité.

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé (article 22 du RGPD).

11. Cookies et stockage local

ConfCert ne dépose aucun cookie et n'utilise aucun outil de mesure d'audience. Le navigateur conserve uniquement des éléments strictement nécessaires au service que vous demandez.

Dans le stockage local du navigateur (localStorage) :

• confcert_access_token : votre jeton de session, remplacé à chaque connexion et supprimé à la déconnexion ;
• confcert_user : votre profil (nom, adresse email, rôles), supprimé à la déconnexion ;
• confcert_locale : votre choix de langue ;
• confcert_sidebar : votre préférence d'affichage de la barre latérale (réduite ou étendue).

Dans le stockage de session du navigateur (sessionStorage), effacé à la fermeture de l'onglet :

• confcert_pending_invitation et confcert_login_hint (adresse email) : pour reprendre une invitation après connexion, 30 minutes au plus ;
• confcert_chunk_reload : indicateur technique qui évite un rechargement en boucle après une mise à jour.

Sur les pages d'inscription, de connexion, de mot de passe oublié, de renvoi de l'email de vérification et de contact, le service anti-robot Cloudflare Turnstile est chargé depuis challenges.cloudflare.com. Il analyse des informations techniques du navigateur pour distinguer un humain d'un robot.

Ces éléments sont strictement nécessaires : ils sont exemptés de consentement (article 82 de la loi Informatique et Libertés). Vous pouvez les effacer depuis les réglages de votre navigateur, ce qui vous déconnecte.

12. Sécurité

Nous protégeons les données par des mesures adaptées : connexions chiffrées, mots de passe stockés sous forme hachée (irréversible), droits d'accès par rôle, cloisonnement des données par organisation, limitation du débit et du nombre de tentatives de connexion, protection anti-robot, journal d'audit, masquage des adresses email et des téléphones dans les journaux. Les sauvegardes éventuelles sont chiffrées.

13. Violation de données

• Données des comptes : l'éditeur, responsable du traitement, notifie la violation à la CNIL dans les 72 heures lorsqu'elle présente un risque, et vous informe directement si le risque est élevé.
• Données des participants : ConfCert, sous-traitant, informe l'organisateur dans les meilleurs délais, et au plus tard sous 48 heures. C'est l'organisateur, responsable du traitement, qui notifie l'autorité de contrôle et, si nécessaire, les personnes concernées.

14. Mineurs

Les comptes sont réservés aux personnes majeures et nous ne créons pas sciemment de compte pour une personne mineure. Si un organisateur inscrit des participants mineurs, il en est responsable (base légale, autorisation des représentants légaux si nécessaire).

15. Modification de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date de la version figure en haut de la page. En cas de changement important, nous prévenons les utilisateurs par email avant son entrée en vigueur.

16. Contact et réclamation

Pour toute question sur vos données, utilisez le formulaire de contact ou les coordonnées indiquées dans les Mentions légales. Aucun délégué à la protection des données (DPO) n'est désigné, cette désignation n'étant pas obligatoire pour ConfCert.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr) ou de l'autorité de protection des données de votre pays de résidence.